Bescheide, Anhörungen, Benachrichtigungen: alles noch per Hand?
Kommunale Ämter versenden täglich hunderte Schreiben: Steuerbescheide, Bußgeldbescheide, Anhörungen, Benachrichtigungen. Mitarbeiter, die manuell drucken, kuvertieren und zur Post gehen, fehlen am Bürgerservice-Schalter. PDFpost.de automatisiert den Postversand: sicher, nachvollziehbar, günstig.
Typische Versandanlässe in Behörden und Ämtern
Wiederkehrende Massenaussendungen und Einzelschreiben: ab jetzt automatisiert.
Steuerbescheide und Gebührenbescheide
Grundsteuerbescheide, Gewerbesteuerbescheide, Erschließungsgebühren: als Massenversand per CSV-Import oder automatisiert über die API. Tausende Bescheide in einem Auftrag.
Anhörungen und Bußgeldbescheide
Rechtlich zwingend per Brief, mit Einschreiben und Tracking-Nummer für den Nachweis des Zugangs. Widerspruchsfristen beginnen erst mit nachgewiesenem Empfang.
Bürgerbenachrichtigungen
Baustellen-Ankündigungen, Sperr-Zeiten, Wahlbenachrichtigungen, Straßenreinigungspläne: an ganze Straßenzüge gleichzeitig. Per CSV aus dem EWO-System.
Ladungen und Vorladungsschreiben
Ladungen zu Sitzungen, Beratungsterminen oder Prüfungen: fristgerecht und nachweisbar zugestellt. Einschreiben mit Rückschein auf Knopfdruck verfügbar.
Weniger Postaufwand, mehr Bürgerservice
API-Integration in Fachverfahren
PDFpost.de lässt sich über eine REST-API an kommunale Fachverfahren (z. B. MACH, Infoma, Finanz+) anbinden. Bescheid erzeugt, Brief geht automatisch raus.
Einschreiben für rechtssichere Bescheide
Anhörungen, Bußgeldbescheide und Ladungen per Einschreiben, mit Tracking-Nummer der Deutschen Post. Zugang nachweisbar, Fristen rechtssicher.
DSGVO-konform für Behördendaten
Bürger-Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. AVV nach Art. 28 DSGVO. Datenschutz-Folgenabschätzung auf Anfrage verfügbar.
Bis zu 60 % Portokostenersparnis
Kommunen, die eigene Druckstraßen betreiben oder Fremddienstleister beauftragen, senken ihre Kosten pro Brief deutlich. Keine Investition in Infrastruktur nötig.
Rechenbeispiel: 500 Grundsteuerbescheide versenden
Eine Gemeinde mit 500 Grundsteuerbescheiden pro Jahr, je 2 Seiten, schwarzweiß. Was kostet die Aussendung?
| Kostenfaktor | Manueller Versand | PDFpost.de |
|---|---|---|
| Porto (500 × Standardbrief) | 500 × 0,95 € = 475,00 € | im Briefpreis enthalten |
| Papier + Toner (2 Seiten × 500) | ca. 40,00 € | entfällt |
| Briefumschläge (500 Stk.) | ca. 30,00 € | entfällt |
| Personalaufwand (Sachbearbeiter) | ca. 10 Std. × 35 €/h = 350,00 € | ca. 20 Min. (CSV-Upload) |
| Gesamtkosten | ca. 895,00 € netto | ab 665,00 € netto |
| Ersparnis | entfällt | ca. 230 € + 9,5 Std. Sachbearbeiterzeit |
* Preise netto, zzgl. MwSt. Berechnungsgrundlage: Standardbrief s/w, 2 Seiten, ab 1,33 € netto/Brief. Für Großabnehmer mit regelmäßigem Bescheidvolumen sprechen Sie uns für ein individuelles Angebot an.
Häufige Fragen von Behörden und Kommunen
Können Behörden PDFpost.de für den Bescheidversand nutzen?
Ja. PDFpost.de ist für gewerbliche und institutionelle Nutzer ausgelegt. Kommunen, Ämter und Behörden können Bescheide, Anhörungen und Benachrichtigungen per REST-API oder CSV-Import automatisiert versenden. Sprechen Sie uns für ein maßgeschneidertes Angebot an.
Ist der Bescheidversand per PDFpost.de rechtssicher?
Ja. Bescheide können als Einschreiben Einwurf oder Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Die Tracking-Nummer der Deutschen Post dient als Nachweis über den Zugang des Schreibens, wichtig für Widerspruchsfristen nach VwGO und anderen Verfahrensordnungen.
Wie hoch sind die Einsparungen beim Bescheidversand?
Kommunen, die bisher eigene Druckstraßen betreiben oder Briefversand manuell abwickeln, berichten von Einsparungen von 40–60 % der bisherigen Portokosten. Dazu kommen erhebliche Personalzeitersparungen bei Sachbearbeitern, die wieder für den eigentlichen Bürgerservice zur Verfügung stehen.
Erfüllt PDFpost.de die DSGVO-Anforderungen für Behörden?
Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. AVV gemäß Art. 28 DSGVO wird bereitgestellt. Auf Anfrage stellen wir die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) für eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO zur Verfügung.
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